Vorteile des Einsatzes der ZEBSOFT®-Plattform

A Combined Approach

Wolkenbasierte Audit-, QMS-, GRC-, Dokumenten-, Asset-, InfoSec-, Risiko- und Notfallmanagement-Software

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Ein System, das jedem Unternehmen einen Mehrwert bringt, der sich auf allen Betriebsebenen zeigt.

Ein Compliance-Tool wie ZEBSOFT® wird vielleicht nicht von allen im Unternehmen in seinem wahren Wert erkannt. Hier erörtern wir die Geschäftsbereiche, in denen die Plattform einen echten Nutzen in Form von Effizienz, Kontrolle & Rentabilität bringt.

Reduzierte Ressourcen für Formulare:

Haben Sie schon einmal über die Logistik der Verwendung von Papierformularen nachgedacht?

  • Wir stellen fest, dass das Formular gedruckt werden soll, dass der Drucker nur noch wenig Tinte hat, dass das Papierfach leer ist, dass wir Papier und Tinte suchen, dass wir den Drucker auffüllen, dass wir warten, bis das Formular gedruckt ist, dass wir das Dokument zusammenstellen.
  • Nun müssen wir das Dokument ausgeben, aber zuerst müssen wir ein Klemmbrett finden.
  • Wir bitten jemanden, das Formular zu benutzen, um wichtige Informationen zu notieren, und hoffen, dass es zur Analyse zu uns zurückkommt, dann legen wir es schließlich ab oder scannen es ein, um es möglicherweise nie wieder zu sehen!
  • Das passiert bei ZEBSOFT® nicht: Das genehmigte Formular steht der Person zur Verfügung, die es braucht, wenn es ausgefüllt ist, wird das Ergebnis mitgeteilt und es ist schnell, sicher, sauber und umweltfreundlich.

Effektive & genaue Kommunikation:

Chat-Plattformen haben neue Möglichkeiten geschaffen, wie wir miteinander kommunizieren können. Die Frage ist, ob uns das hilft, ein Unternehmen effektiv zu führen?

  • Wie viele Plattformen werden genutzt und wer nutzt welche, um mit wem zu kommunizieren? Es ist zweifelhaft, dass die Geschäftsleitung weiß, was genutzt wird.
  • Wie werden Informationen weitergegeben und welche Sicherheitsaspekte gibt es bei der Nutzung von Social-Media-Plattformen zur Kommunikation Ihrer geistigen Rechte?
  • Wie kontrollieren Sie, was mit den Informationen geschieht, wenn eine Person Ihr Unternehmen verlässt, haben Sie irgendwelche Rechte an ihrem Social-Media-Konto?
  • Das passiert bei ZEBSOFT® nicht, denn die wichtige Geschäftskommunikation ist an das Thema gebunden und wird vom Unternehmen kontrolliert.

Reduzierte Ausfallzeiten:

Geräte fallen aus, vorbeugende Wartung verlangsamt diesen Prozess. Wann ist das letzte Mal etwas ausgefallen, was nicht hätte sein müssen?

  • Eine geschäftige Umgebung erzeugt Aktivität, dann hören wir „Ich bin zu beschäftigt“ oder „Ich habe es vergessen“.
  • Wir geben einer Person die Verantwortung, aber es gibt zu viele Dinge zu kontrollieren.
  • Wir gewähren keinen Zugang zu Informationen und Aufzeichnungen, so dass die Mitarbeiter den Status ihrer Ausrüstung nicht kennen.
  • Die Arbeit wird aus einem Grund unterbrochen, der hätte vermieden werden können.
  • Das passiert mit ZEBSOFT® nicht: Die Verantwortlichen werden benachrichtigt. Ausrüstungsdatensätze sind für alle einsehbar, Ausrüstungsbedarfe können durch Aufgaben vorgeschaltet werden, um die entsprechenden Personen zu benachrichtigen, dass etwas getan oder bestellt werden muss. Prozesse müssen nicht mehr an der Ausrüstung scheitern.

Weniger Zeitaufwand für Audits:

Schnelles Data Harvesting & Professionell für Governance-Audits

  • Schnell bei der Datenerfassung & Professionell bei der Governance-Prüfung
  • Geplant und an Auditoren, Prozessverantwortliche und Auditierte kommuniziert.
  • Direkte Einsicht in den Prozess und die Abhängigkeiten während des Audits.
  • Die gesamte Dokumentation während des Audits überprüfen.
  • Hinzufügen von Fotos und beweiskräftigen Dokumenten zum Auditbericht in Echtzeit.
  • Eskalieren an das Incident & Non-Conformity Management in Echtzeit.
  • Erstellen und Verwalten spezieller Checklisten-Audits.
  • Checklist audit results warn of impending failure.
  • Sofortige Berichterstattung mit Warnhinweisen für die Geschäftsleitung.

Reduzierte Anfälligkeit für Rechtsstreitigkeiten:

Politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, rechtliche & Umweltfaktoren leicht bewältigen:

  • Risikomanagement an den Unternehmenszielen ausrichten.
  • Erkennen Sie die ersten Anzeichen von Risiken und überprüfen Sie die Authentizität der verwendeten Informationen aus internen und externen Quellen. Identifizierung, Bewertung, Reaktion und Überprüfung aller Eingaben.
  • Transparent und integrativ, um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle und seine Verantwortung im Risikomanagementprozess kennt.
  • Förderung einer Kultur des Hinterfragens, die die Mitarbeiter motiviert, sich am Risikomanagement zu beteiligen und es zu unterstützen.
  • Verbesserung der Risikomanagement-Strategien und -Taktiken sowie der Art und Weise, wie Sie laufende Risiken betrachten und verwalten.

Gesamtes Projektmanagement:

Managen Sie Ihr Projekt von allen Seiten und stellen Sie sicher, dass alle Aspekte der Nachhaltigkeit und des Risikos abgedeckt sind.

  • Definieren Sie die Rollen des Projektteams mit Befugnissen und Verantwortung.
  • Identifizieren Sie Ihre Risiken und legen Sie fest, wie sie gemildert werden können.
  • Schaffen Sie Projektteams und steuern Sie die Sichtbarkeit von Prozessen und Dokumenten für die spezifischen Aspekte der Tätigkeit jedes Teams.
  • Wenn Maßnahmen erforderlich sind, erstellen Sie Aufgaben, die mit der Maßnahme verknüpft sind und bestimmte Fertigstellungsanforderungen haben.
  • Bewerten Sie Ihre Auftragnehmer während der Ausführung, um zu sehen, ob die Standards sinken oder sich verbessern.
  • Wirksame Kommunikation der Projektanforderungen

Kontrolle und Kommunikation Ihrer ISO-Managementsysteme:

  • Alle erforderlichen kommunizierten Dokumente, zu denen jeder Zugang hat.
  • Sammeln von Informationen, die im Verbesserungsprozess verwendet werden.
  • Kontrolle der externen Dokumentation
  • Vorbereitungsplanung und -tests
  • Ermöglichung des Fernzugriffs für externe Auditoren bei Bedarf.
  • Basiert auf der ISO-Struktur, die es externen Auditoren leicht macht, die gesuchten Nachweise zu finden.
  • Mit Systembenachrichtigungen nie mehr etwas vergessen.
  • Die meisten gängigen ISO-Normen kontrollieren als Systemvorgabe, 9001, 14001, 45001, 22301 & 27001.

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