Beneficios de utilizar la Plataforma ZEBSOFT®

A Combined Approach

Software de gestión de auditorías, QMS, GRC, documentos, activos, InfoSec, riesgos y contingencias basado en la nube.

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Un sistema que añadirá valor a cualquier negocio, que se puede ver en todos los niveles de operación.

Una herramienta de cumplimiento como ZEBSOFT® puede no ser vista por todos en la organización por su verdadero valor, aquí discutimos las áreas de negocio donde la plataforma traerá un verdadero beneficio en forma de eficiencia, control & rentabilidad.

Recursos para formularios:

Has pensado alguna vez en la logística de utilizar algo como un formulario en papel?

  • Ponemos el formulario a imprimir, nos encontramos con que la impresora tiene poca tinta, nos encontramos con que la bandeja de papel está vacía, vamos a buscar el papel y la tinta, rellenamos la impresora, esperamos a que el formulario se imprima, cotejamos el documento.
  • Ahora tenemos que emitir el documento, pero antes debemos encontrar un tablero de clips.
  • Pedimos a alguien que utilice el formulario para anotar información importante y esperamos que nos lo devuelva para analizarlo, y finalmente lo archivamos o lo escaneamos ¡posiblemente para no volver a verlo nunca más!
  • Esto no ocurre con ZEBSOFT® el formulario aprobado está disponible para la persona que lo necesita, cuando se completa se le dice el resultado y es rápido, seguro, limpio y respetuoso con el medio ambiente.

Se trata de un formulario aprobado por la persona que lo necesita.

Comunicación eficaz y precisa:

Las plataformas de chat han introducido opciones en la forma en que nos comunicamos entre nosotros, la pregunta es si esto nos ayuda a dirigir un negocio con eficacia.

  • ¿Cuántas plataformas se utilizan y quién las usa para comunicarse y con quién, es dudoso que la dirección sepa qué se está utilizando?
  • ¿Cómo se comparte la información y cuáles son los aspectos de seguridad del uso de las plataformas de medios sociales para comunicar sus derechos intelectuales?
  • ¿Cómo se controla lo que ocurre con la información si una persona deja de ser empleada, tiene usted algún derecho sobre su cuenta en las redes sociales?
  • Esto no ocurre con ZEBSOFT® la comunicación empresarial importante está ligada al tema y controlada por la empresa.

Se trata de un formulario aprobado por la persona que lo necesita.

Reducción del tiempo de inactividad:

Los equipos fallan, el mantenimiento preventivo ralentiza este proceso, ¿cuándo fue la última vez que falló algo que no era necesario?

  • Un entorno ajetreado genera actividad, entonces empezamos a escuchar «estoy muy ocupado» o «se me ha olvidado».
  • Damos a una persona la responsabilidad pero hay demasiados elementos que controlar.
  • No damos acceso a la información & registros por lo que la gente no sabe el estado de su equipo.
  • El trabajo se detiene por un motivo que podría haberse evitado.
  • Esto no ocurre con ZEBSOFT® Las notificaciones se envían a los responsables. Los registros de los equipos pueden ser vistos por todos, las necesidades de los equipos pueden ser alimentadas por las tareas para notificar a las personas apropiadas que algo debe ser hecho o pedido. Los procesos no tienen que fallar por culpa de los equipos.

Se trata de un formulario aprobado por la persona que lo necesita.

Menos tiempo dedicado a las auditorías:

Rápido para la recopilación de datos y profesional para la auditoría de gobernanza

  • Planificada y comunicada a los auditores, propietarios de procesos y auditados.
  • Visibilidad directa del proceso y de las interdependencias durante la auditoría.
  • Revisar toda la documentación durante la auditoría.
  • Añadir fotos y documentos probatorios al informe de auditoría en tiempo real.
  • Escalar a la gestión de incidentes y no conformidades en tiempo real.
  • Crear y gestionar auditorías de lista de comprobación dedicadas.
  • Los resultados de las auditorías de listas de comprobación advierten de un fallo inminente.
  • Informar instantáneamente con alertas a la alta dirección.

Se trata de un formulario aprobado por la persona que lo necesita.

Reducción de la exposición a litigios:

Gestionar fácilmente los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, jurídicos y medioambientales.

  • Alinear la gestión de riesgos a los objetivos de la organización.
  • Ver los primeros signos de riesgo, validando la autenticidad de la información utilizada de fuentes internas y externas. Identificar, evaluar, responder y revisar todos los aportes.
  • Transparente e inclusivo asegurando que todos conozcan sus roles & responsabilidades en el proceso de gestión de riesgos.
  • Habilitar una cultura de cuestionamiento, motivando a la gente a participar & apoyar la función de gestión de riesgos.
  • Mejorar las estrategias y tácticas de gestión de riesgos y la forma de ver y gestionar los riesgos en curso.

Gestión total del proyecto:

Gestiona tu proyecto desde todos los ángulos asegurando que se han cubierto todos los aspectos de sostenibilidad y riesgo.

  • Defina las funciones del equipo del proyecto con autoridad y responsabilidad.
  • Identifique sus riesgos y defina cómo mitigarlos.
  • Los equipos de trabajo del proyecto deben estar formados por personas de todas las edades.
  • Cree equipos de proyecto y controle la visibilidad de los procesos y documentos para los aspectos específicos de la actividad de cada equipo.
  • Cuando se necesiten acciones, cree tareas que estén vinculadas a la acción y que tengan requisitos de finalización especificados.
  • Califique a sus contratistas a medida que se desempeñan viendo si los estándares están bajando o mejorando.
  • Comunicar las necesidades del proyecto de forma efectiva
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Controle y comunique sus sistemas de gestión ISO:

  • Todos los documentos comunicados requeridos donde todo el mundo tiene acceso.
  • Recogida de información utilizada en el proceso de mejora.
  • Controlar la documentación externa
  • Planificar y probar la preparación
  • Permitir el acceso remoto de los auditores externos cuando sea necesario.
  • Basarse en la estructura de la ISO facilitando a los auditores externos encontrar las pruebas que buscan.
  • Nunca se olvide de hacer algo con las notificaciones del sistema.
  • La mayoría de los controles de las normas ISO más populares como un sistema por defecto, 9001, 14001, 45001, 22301 & 27001.
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