Hace 10 años me introduje en el mundo de las normas ISO, porque en aquel momento me dedicaba a la consultoría de gestión de proyectos. Una empresa me pidió que obtuviera la certificación ISO9001 para facilitarles las ventas internacionales.
Tenía conocimientos sobre la gestión de la calidad gracias a mi carrera en empresas de primer orden a finales de los 80 y principios de los 90, pero necesitaba una actualización. Como la mayoría de las personas que se embarcan en el proceso de obtención de la certificación, me dejé llevar por Internet, las búsquedas devolvían un sinfín de sitios que daban muy poca información y que se utilizaban para recopilar los datos de mi empresa para que me llamaran los agentes de ventas.
Finalmente hice la llamada, la empresa con la que me puse en contacto anunciaba la implantación de la norma ISO 9001 y la certificación a través de un sitio web de aspecto muy profesional. Hablé con un agente del centro de llamadas muy agradable pero ligeramente entusiasta. En la llamada me informaron de que la certificación era posible en un plazo de cuatro semanas y que enviarían a un consultor para que realizara un análisis de carencias, tras lo cual proporcionarían toda la «documentación a medida» necesaria.
No hay nada malo en ello, pensarán ustedes, pero yo tampoco, así que se hizo el pago y se reservó el análisis de carencias.
Pensemos en una empresa que ocupa un área del tamaño de muchos campos de fútbol y que contiene suficientes personas para formar los numerosos equipos que se necesitan para jugar en ellos. A esto hay que añadir una gama de productos y un proceso de venta muy técnicos, múltiples necesidades de cumplimiento de la normativa y más de 30 procesos distintos. En primer lugar, me decepcionaron los 45 minutos que el consultor pasó in situ realizando el análisis de carencias. En segundo lugar, la gran cantidad de documentación excesivamente prolija que recibí sólo se podía adaptar en virtud del hecho de que el logotipo de la empresa ocupaba la esquina superior izquierda de cada documento.
The garbage supplied was neither understandable or useful!
Mi plan de acción cambió, pedí una copia de la norma ISO9001, ya que tenía experiencia en sectores empresariales muy regulados, y me leí la norma por completo. No la entendí la primera vez, así que la volví a leer…. y otra vez. El resultado final fue que prescindí del 90% de la documentación basura suministrada. Estaba bastante claro que los requisitos de la norma ya se cumplían en otros lugares sin necesidad de «documentación» adicional. Al final se reservó la auditoría de certificación y obtuvimos la certificación sin problemas.
La moraleja de esta historia es sencilla:
- Si la documentación no es creada por usted, no está hecha a medida
- ¡Las ideas y palabras de otras personas no son tuyas!
- Las plantillas son sólo un punto de partida y si son una basura al principio, seguirán siendo una basura
- Si no entiendes el significado de los documentos con demasiadas palabras, ¿cómo puedes esperar que los demás lo hagan?
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Crea tu propia documentación, mantenla simple, contrólala bien y obtén beneficios de su uso!
