Ich habe mich vor 10 Jahren in die Welt der ISO-Normen eingearbeitet, weil ich damals in der Projektmanagementberatung tätig war. Ich wurde von einem Unternehmen gebeten, die ISO9001-Zertifizierung zu erlangen, um ihnen den Einstieg in den internationalen Vertrieb zu erleichtern.

Ich verfügte über Kenntnisse im Qualitätsmanagement aus meiner Spitzenkarriere in den späten 80er- und frühen 90er-Jahren, brauchte aber ein Update. Wie die meisten Menschen, die eine Zertifizierung anstreben, ließ ich mich vom Internet leiten. Die Suchanfragen ergaben endlose Websites, die nur sehr wenig Informationen enthielten und dazu dienten, meine Geschäftsdaten zu sammeln, damit ich von Vertriebsmitarbeitern angerufen werden konnte.

Schließlich rief ich an, und das Unternehmen, das ich kontaktierte, warb auf einer sehr professionell aussehenden Website für die Einführung und Zertifizierung nach ISO 9001. Ich sprach mit einem sehr angenehmen, aber leicht übereifrigen Callcenter-Agenten. In dem Telefonat wurde mir mitgeteilt, dass die Zertifizierung innerhalb von vier Wochen möglich sei und dass sie einen Berater schicken würden, der eine Lückenanalyse durchführe, woraufhin sie alle erforderlichen “maßgeschneiderten Unterlagen” bereitstellen würden.

Daran ist doch nichts auszusetzen, werden Sie vielleicht denken, aber ich auch nicht, also wurde die Zahlung geleistet und die Lückenanalyse gebucht.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das eine Fläche so groß wie viele Fußballfelder belegt und genügend Menschen beschäftigt, um die vielen Mannschaften zu bilden, die darauf spielen. Dazu kommen eine hochtechnische Produktpalette und ein Verkaufsprozess, die Einhaltung zahlreicher Vorschriften und über 30 verschiedene Prozesse. Erstens war ich von den 45 Minuten enttäuscht, die der Berater vor Ort mit der Durchführung der Gap-Analyse verbrachte. Zweitens war die riesige Menge an übermäßig wortreichen Unterlagen, die ich erhielt, nur dadurch maßgeschneidert, dass das Firmenlogo nun in der linken oberen Ecke jedes Dokuments stand.

Der gelieferte Müll war weder verständlich noch nützlich!

Mein Aktionsplan änderte sich, ich bestellte eine Kopie der ISO9001-Norm, da ich in stark regulierten Geschäftsbereichen tätig bin, und las die Norm durch. Beim ersten Mal verstand ich sie nicht, also las ich sie noch einmal …. und noch einmal. Das Endergebnis war, dass ich auf 90 % der mitgelieferten Mülldokumentation verzichtete. Es war ganz klar, dass die Anforderungen der Norm bereits an anderer Stelle erfüllt wurden, ohne dass eine zusätzliche “Dokumentation” erforderlich war. Letztendlich wurde das Zertifizierungsaudit gebucht, und wir erhielten die Zertifizierung ohne Probleme.

Die Moral von der Geschicht’ ist einfach:

Wenn die Dokumentation nicht von Ihnen erstellt wird, ist sie nicht maßgeschneidert!
Die Ideen und Worte anderer Leute stehen Ihnen nicht zur Verfügung!
Vorlagen sind nur ein Startpunkt, und wenn sie von Anfang an Müll sind, bleiben sie Müll!
Wenn Sie den Sinn von übermäßig wortreichen Dokumenten nicht verstehen, wie können Sie dann erwarten, dass andere das auch tun?

Erstellen Sie Ihre eigene Dokumentation, halten Sie sie einfach, kontrollieren Sie sie gut und ziehen Sie Nutzen aus ihrer Verwendung!
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