Independientemente del tema, lo que la mayoría de nosotros entiende es que más vale prevenir que curar.

Llevar el coche al taller es una buena forma de asegurarse de que no se produzca una avería en la carretera.

How could you apply the same principle to a business?

Las empresas en general son una compleja suma de partes y no todas estas partes son tangibles es decir, no se puede tomar un documento o un proceso para un servicio, por lo tanto hay que establecer un método alternativo de prevención.

Podemos crear fácilmente un método para resaltar las acciones preventivas para una situación determinada y esto se llama auditoría, simplemente; todo lo que hacemos tiene un resultado esperado: Nos atamos un cordón para mantener el zapato puesto, nos ponemos un gorro para mantener la cabeza caliente en un día frío. La respuesta, por tanto, es muy sencilla: si sabemos cuál es el resultado esperado, podemos comprobar si los elementos críticos están presentes. También podemos ver las cosas que van a salir mal antes de que salgan mal, como por ejemplo: el cordón del zapato está muy deshilachado, de momento funciona pero muy pronto fallará o el cordón del zapato es demasiado corto para permitir que el zapato se asegure completamente. A estas situaciones las llamaríamos, en primer lugar, una no conformidad y, en segundo lugar, una oportunidad de mejora.

Ahora tenemos que crear un método de comprobación que funcione para la empresa. Una gran organización puede tener un equipo de personas dedicadas al proceso de comprobación de cosas que pueden fallar y tendrán un método definido para hacerlo. En la mayoría de los casos, esto se controla a través de la planificación minuciosa de las actividades y de contar con personas debidamente cualificadas para realizar el trabajo. ¿Qué ocurre si no se dispone de los recursos necesarios para contratar a un equipo especializado? Esta es la situación de la mayoría de las empresas, el resultado es que alguien tiene que hacer esto como parte de las otras actividades de las que son responsables y, en la mayoría de los casos, esto crea una situación de recuperación.

En la mayoría de las empresas nunca se alcanza el verdadero valor del proceso de control.

La razón es que los métodos empleados son ineficaces. Utilizando una plataforma como ZEBSOFT estos procesos se reparten entre muchas personas y el mecanismo de control es sencillo, se utiliza la auditoría formal a alto nivel donde se comprueba el proceso de comprobación. En un nivel inferior se utilizan listas de comprobación para guiar a las personas en una ruta de comprobación, para determinar si se requieren acciones para corregir una situación y para identificar las cosas que podrían hacerse mejor. A su vez, los resultados de las listas de comprobación se incorporan al proceso de auditoría formal, en el que todo ha sido comprobado por todos, a tiempo y según lo previsto.

La clave es contar con un sistema que simplifique al máximo la planificación y la realización, no es necesario un equipo de personas para controlar los aspectos de la planificación, incluso en el entorno más complejo, ZEBSOFT le mantendrá en el camino sin necesidad de recursos adicionales.