Unabhängig vom Thema ist den meisten von uns klar, dass Vorbeugen besser ist als Heilen.
Es ist allgemein anerkannt, dass man sein Auto zur Inspektion bringen sollte, um sicherzustellen, dass man nicht am Straßenrand liegen bleibt.
Wie könnte man das gleiche Prinzip auf ein Unternehmen anwenden?
Unternehmen sind im Allgemeinen eine komplexe Summe von Teilen, und nicht alle diese Teile sind greifbar, d.h. man kann nicht ein Dokument oder einen Prozess für eine Dienstleistung nehmen, daher muss eine alternative Methode der Prävention geschaffen werden.
Wir können ganz einfach eine Methode entwickeln, mit der wir Präventionsmaßnahmen für eine bestimmte Situation aufzeigen können, und das nennt man Auditing, einfach gesagt: Alles, was wir tun, hat ein erwartetes Ergebnis: Wir binden einen Schnürsenkel, um einen Schuh anzuziehen, wir tragen eine Mütze, um unseren Kopf an einem kalten Tag warm zu halten. Die Antwort ist also ganz einfach: Wenn wir wissen, was das erwartete Ergebnis ist, können wir prüfen, ob die kritischen Elemente vorhanden sind. Außerdem können wir Dinge erkennen, die schiefgehen werden, bevor sie schiefgehen, wie z. B. ein ausgefranster Schnürsenkel, der im Moment noch funktioniert, aber schon bald versagen wird, oder ein zu kurzer Schnürsenkel, der es nicht erlaubt, den Schuh vollständig zu befestigen. Wir würden diese Szenarien erstens als eine Nichtkonformität und zweitens als eine Gelegenheit zur Verbesserung bezeichnen.
Wir müssen nun eine Methode zur Überprüfung entwickeln, die für das Unternehmen geeignet ist. In einem großen Unternehmen gibt es möglicherweise ein spezielles Team von Mitarbeitern, die sich mit der Überprüfung von Dingen befassen, die nicht in Ordnung sind, und die über eine definierte Methode verfügen, dies zu tun. In den meisten Fällen wird dies durch eine gründliche Planung der Aktivitäten und durch entsprechend qualifizierte Personen, die die Arbeit erledigen, kontrolliert. Was passiert, wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um ein spezielles Team zu beschäftigen? In den meisten Unternehmen ist dies der Fall, was dazu führt, dass jemand diese Aufgabe im Rahmen seiner anderen Tätigkeiten übernehmen muss, was in den meisten Fällen zu einem Nachholbedarf führt.
In den meisten Unternehmen wird der wahre Wert des Kontrollprozesses nie erreicht!
Der Grund dafür ist, dass die eingesetzten Methoden ineffektiv sind. Durch den Einsatz einer Plattform wie ZEBSOFT werden diese Prozesse auf viele Personen verteilt und der Kontrollmechanismus ist einfach: Auf hoher Ebene wird ein formales Audit eingesetzt, das den Kontrollprozess überprüft. Auf einer niedrigeren Ebene werden Checklisten verwendet, um die Mitarbeiter auf dem Prüfweg zu leiten, um festzustellen, ob Maßnahmen zur Korrektur einer Situation erforderlich sind, und um Dinge zu ermitteln, die besser gemacht werden könnten. Die Ergebnisse der Checklisten fließen wiederum in den formellen Prüfungsprozess ein, bei dem alles von allen Beteiligten rechtzeitig und planmäßig geprüft wurde.
Der Schlüssel liegt in einem System, das die Planung und Durchführung so einfach wie möglich macht. Selbst in den komplexesten Umgebungen ist kein Team von Mitarbeitern erforderlich, um die Planungsaspekte zu kontrollieren, denn ZEBSOFT hält Sie auf Kurs, ohne dass Sie zusätzliche Ressourcen benötigen.
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